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办公室的基本知识

查看:819   评论:0    来源:雪缘园资料库   时间:2018-03-27 17:27:29

       办公室是指一个单位具体设置的综合性的职能机构,是协助单位首脑办理专门事项、辅助和协调本单位整个日常工作事务的部门,是指挥、控制整个单位工作的中心部门和联络上下左右、沟通四面八方的枢纽和窗口。

       办公室是处于中心地位:是指挥、控制整个机关工作的中心部门,代表领导处理全局性的问题,又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地,上下左右、四面八方的信息,都在办公室汇集和综合,并且发挥出信息中心的综合效应。

       办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”,是信息网络中心,处于联络站的地位,主要负责接受处理上级和兄弟单位的来问来函,接待上级领导的视察,处理各类公务往来,接待外来人员来访等等。一般与外界的联系,都首先要经过办公室。

       办公室在一个单位中,是沟通上下、协调左右、联系各方,保证机关工作正常运转的枢纽。办公室虽然与其他职能部门同属一个序列,但是,它与其他职能部门的区别在于其他职能部门是管理层、执行层,办公室则是中阶层。办公室直接辅助领导工作。

       职责包括①处理本单位内综合性的日常事务;②制订单位内部的有关规章制度;③对单位内部各部门之间的关系和工作进行协调、督办以及处理有关收、发业务。④为领导搞好各项服务。

       工作范围①人员的配备与管理;②行政执行中的检查、协调和监督;③文书、档案保管;④物资供应、后勤管理;⑤对内外接待以及一些内务日常方面的具体的业务活动的组织、管理和执行。

       条件概述。①应具备的硬件条件:办公的专用空间;电话、电传、搅碎机、复印机、资料柜等办公用具。②应具备的软件条件。文职服务包括的所有系统:办公自动化系统、文书档案管理系统、政务资料信息系统、工作协调督办及后勤管理系统及分类、收发、打印、经管、统计等具体操作管理的基本条件。

       职能包括:

       一是指导管理职能。办公室的指导职能,主要指对下属机构工作的指导主要体现在:①传达、制定有关方针、政策,②制定具体的、个别的方针、政策,③对上级有关部门的政策作出阐释,④提出具体贯彻执行的意见和方案。

       二是参考咨询职能。

       ①收集信息职能:开展实际调查——进行理论研究——组织信息加工。

       ②辅助决策职能:确定合理目标——制定实施方案——协调组织实施——进行情况反馈和总结经验。                                      

       ③服务协调职能:一是服务职能。首先是为领导服务。做好参谋助手,协助领导处理日常事务,进行调查研究,收集整理信息为领导决策提供依据,以及完成领导交办任务等都属于服务的内容。其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务。办公室承担着文印、打字、文件管理、档案管理、印信管理等任务。有的综合性办公室还承担着机关事务管理等后勤工作任务。再次是为下级单位和人民群众服务。二是协调职能。①统一步调。②化解矛盾。③合理安排。

       ④监督职能:a)办公室对有关部门或人员所分担的任务要心中有数,通过各种途径随时掌握他们完成任务的进度,并且检查其工作完成的质量。b)如果发现执行部门在并无充分理由的情况下延宕工作,致使任务的完成产生困难,办公室就应当采取果断的处理办法,催促其及时完成任务。

       总之,办公室是处于一个公司的核心位置,我们应该做到对人热情、讲礼,对事细致周到、妥善处理。(文/张静)

 

                                                                                                                                                 



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